Membayar dengan transfer umum dilakukan oleh konsumen di Indonesia, terutama untuk transaksi retail online, untuk membayar kepada penjual-penjual berskala kecil, dan untuk membayar jumlah transaksi yang tak banyak (misalnya, di bawah 500 ribu–1 juta rupiah). Ini berlainan dengan di Amerika misalnya, di mana penggunaan kartu kredit dan cek begitu dominan dalam membayar barang.
Artikel ini membahas metode pembayaran transfer bagi penjual online, dan mencoba memberikan tip bagaimana menerima pembayaran transfer dengan baik.
Tip Menerima Transfer
Rekening terpisah. Ini yang paling penting. Sebisa mungkin—untuk menghindari kebingungan karena tercampurnya berbagai jenis transaksi—pisahkanlah rekening pribadi Anda dengan rekening yang khusus untuk menerima pembayaran. Meskipun ini berarti Anda harus membuka dua atau lebih rekening di bank yang sama atas nama orang atau perusahaan yang sama. Kalau Anda punya dua buah toko atau jasa online, alangkah baiknya juga memisahkan masing-masing ke rekeningnya tersendiri. Selain mudah melakukan pelacakan, Anda juga bisa memberikan akses kepada staf untuk mengecek atau memanage rekening khusus ini.
Bank mana? Sudah pasti, Anda sebagai penjual harus dapat mempermudah pembeli dalam melakukan transfer. Karena itu memiliki rekening bank BCA bisa dibilang wajib. Dengan memiliki rekening di BCA, sekian juta orang pengguna BCA dapat menggunakan www.klikbca.com untuk melakukan pembayaran kepada Anda. Tapi BCA bukanlah bank mayoritas tunggal. Kalau Anda ingin lebih mempermudah orang membayar, Anda bisa juga membuka rekening giro atau tabungan di Bank Mandiri misalnya. Ini tidaklah wajib, karena andai pembeli bukan nasabah BCA pun, ia tetap dapat membayar dengan cukup mudah yaitu mengunjungi cabang bank BCA di berbagai lokasi. Lagipula bagi Anda sebagai penjual, mengecek banyak rekening setiap hari butuh waktu dan tenaga ekstra. Kalau Anda menerima pembayaran di lebih dari satu rekening, maka catatan pembukuan terpisah wajib diadakan. Kalau Anda hanya menggunakan BCA misalnya, maka Anda bisa saja cukup mengkopi paste hasil mutasi setiap bulan dari KlikBCA atau BCA Link ke file Excel dan menambahkan satu kolom catatan.
Mendidik pembeli untuk mengkonfirmasi. Banyak pembeli yang tidak mengetahui sifat cara pembayaran seperti ini. Mereka menganggap, jika telah melakukan transfer kepada rekening tabungan seseorang, maka orang tersebut otomatis tahu dan dengan jelas dapat mengetahui pesanan mana yang dimaksud. Sehingga mereka kadang tidak mengirimkan email atau faks konfirmasi sama sekali setelah membayar.
Mendidik pembeli untuk mengkonfirmasi dengan benar. Kadang-kadang, pembeli pun tidak tahu harus mengkonfirmasi lewat cara bagaimana. Ada yang menyecan resi ATM atau formulir setoran bank dalam format BMP uncompressed (yang besarnya segede gajah itu) lalu mengattachnya. Ada yang mengcapture screenshot KlikBCA atau Internet Banking. Ada yang memforward email hasil jurnal transaksi Internet Banking. Ada pula yang memfax, berusaha menelepon, dan sebagainya.
Anda harus memberi instruksi yang jelas dan ringkas bagaimana cara melakukan konfirmasi. Umumnya kalau bank Anda memiliki fasilitas Internet banking, tidak diperlukan konfirmasi dalam bentuk hasil scan. Cukup tiga data ini saja yang diperlukan: 1) nomor rekening pengirim, atau nama pengirim yang sama dengan nama pemegang rekening; 2) tanggal pembayaran (jam umumnya tidak perlu); 3) jumlah persis yang dibayarkan; 4) nomor pesanan (order id). Jadi Anda bisa memberitahukan kepada calon pembeli, “Setelah membayar, harap kirim email ke anu@anu.com. Saat mengirim email konfirmasi, sebutkan nama lengkap Anda, tanggal pembayaran, jumlah persis pembayaran, dan order id.” Bisa Anda tambahkan pesan, “Tidak perlu mengirimkan hasil scan atau hasil capture atau mengirim faks.” Konfirmasi lewat faks pun umumnya kadang tidak membantu. Misalnya tulisan si pembeli seperti ceker ayam, atau ditulis dengan pensil tipis, atau ukuran hurufnya terlalu kecil sehingga tidak bisa kita baca. Jika Anda menerima konfirmasi faks, jangan lupa ingatkan pembeli agar “menulis dengan huruf yang cukup besar dan tebal.”
Order id adalah nomor atau kode yang unik untuk setiap pesanan. Jika Anda tidak mempunyai shopping cart, disarankan untuk segera memasang shopping cart agar dapat menghasilkan nomor unik ini. Jika tidak, setiap konfirmasi harus disertai data tanggal memesan dan barang apa saja yang dipesan.
Tanpa order id pun, kadang-kadang sulit mengetahui siapa nama pemesan yang sebetulnya. Misalnya, si pembeli mengisi shopping cart sebagai pemesan “Anita Rahman” <arachman@kantor.com>. Tapi waktu mengirim email konfirmasi, alamat From bahkan namanya pun berbeda (misalnya, From: “nita genit” <nita_genit@lycos.com> atau bahkan From: “g3n337” <genit@astaga.com>). Kalau si pembeli hanya mengkonfirmasi “Saya sudah membayar pada tanggal sekian.” maka Anda akan sulit melacak siapa pemesan yang sebenarnya. Karena itu order id amat penting untuk mempermudah pelacakan.
Mempermudah cara orang mengirimkan konfirmasi. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, mengirim bukti setoran lewat scan atau faks umumnya tidak perlu untuk pelacakan. Cukup email saja. Untuk mempermudah, Anda bisa menginstruksikan agar email yang telah Anda kirim sebagai tanda pesanan bisa direply langsung. Beberapa perusahaan web hosting juga menyediakan form web tempat kita dapat memasukkan data sebagai tanda konfirmasi.
Mendidik pembeli untuk mengirimkan berita setoran tunai dengan benar. Kalau pembeli Anda membayar lewat setoran tunai, biasanya ada berita berupa beberapa puluh huruf teks yang bisa ditambahkan. Berita yang perlu Anda instruksikan untuk disertakan oleh pembeli/pembayar sebetulnya hanyalah semacam ini, “pembayaran untuk order id N” atau “untuk pesanan nomor N”, di mana N adalah kode unik pesanan. Dengan demikian dari database di shopping cart Anda telah mengetahui siapa pemesan dan pesanan yang mana yang dibayar. Tanggal dan jumlah telah tertera di catatan mutasi.
Mempermudah pelacakan. Kalau Anda menjual banyak jenis produk dengan harga berbeda-beda, maka kemungkinan setiap pesanan memiliki nilai total harga yang berbeda. Ini dapat membantu membedakan satu pesanan dari yang lain. Kalau ada setoran tunai tanpa berita dengan jumlah n rupiah misalnya, maka Anda bisa cukup mudah melacaknya karena pesanan sejumlah n rupiah dalam minggu atau bulan ini hanya ada satu atau dua. Anda lalu bisa mengkonfirmasikan lagi lewat email siapakah pembayar yang sebetulnya.
Sebaliknya, jika barang Anda hanya sedikit atau harganya sama semua, maka ada peluang cukup besar tiap pesanan jumlah harganya sama. Bila Anda menerima cukup banyak pesanan per hari (di atas 10), bisa pusing juga melacaknya. Karena itu Anda bisa menambahkan di sistem shopping cart Anda sejumlah angka rupiah kecil yang digunakan untuk meningkatkan keunikan harga total. Misalnya, dikurangi atau ditambah antara Rp1,- hingga Rp 10,- rupiah. Jadi jika harga barang total Rp 57.000,- maka pesanan yang satu nilainya Rp 56.994,-, pesanan lain harganya Rp 57.007,- dst. Kalau shopping cart Anda tidak memiliki fasilitas ini, Anda pun dapat menginstruksikan kepada pembeli agar melakukan hal ini. Misalnya, “Untuk memudahkan pelacakan, harap tambahkan sejumlah Rp 1,- hingga Rp 10,- pada harga pesanan total Anda.”
Meningkatkan persentasi transaksi yang jadi. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, transaksi pembelian dengan metode pembayaran transfer tidak bisa diselesaikan langsung secara online. Setelah memesan di situs web, pembeli harus mengunjungi situs Internet banking, atau malah harus beranjak dari kursinya dan pergi ke ATM atau cabang bank terdekat. Kalau hari ini hari Sabtu/Minggu/libur, atau sudah malam, maka pembayaran harus dilakukan esok hari. Pemesan dapat lupa membayar atau berubah pikiran.
Ada satu ide yang bisa Anda coba, yaitu yang biasa dipraktikkan oleh penjual barang-barang sejenis TV media, “Jika Anda memesan saat ini juga, maka Anda akan mendapatkan bonus A, B, C, …” Tujuannya adalah untuk menggegaskan calon pembeli agar bertindak sekarang. Sebab semakin ditunda-tunda, semakin besar kemungkinan batal.
Jadi, “Jika Anda mentransfer hari ini juga, maka kami akan mengirimkan bonus A, B, C beserta kiriman pesanan Anda.” Berminat mencobanya ?
Semoga Bermanfaat