Mencantumkan Email Bukan Sekadar Gaya

Mencantumkan alamat email dalam kartu nama sudah merupakan sesuatu yang lazim, seperti halnya menyertakan nomor telepon atau ponsel. Kalau nomor ponsel mungkin orang agak malas untuk menelpon—maupun menerima—karena masalah tagihan pulsanya, namun dengan email orang akan lebih pemurah untuk sekedar mengirimkan beberapa “bytes salam” pada kawannya, di manapun dia berada. Dan dipastikan sang kawan tidak akan cemberut—berbeda kalau menerima panggilan roaming ponsel—tentu saja dengan catatan Anda tidak mengatach file dengan ukuran bermega-mega.

Saat kita bertemu kawan lama atau rekan bisnis, biasanya kita tidak lupa untuk menanyakan alamat email selain nomor telepon atau ponselnya, dan berpesan untuk saling mereply mail masing-masing. Apalagi kalau kesempatan kita bertemu waktunya pendek karena kesibukan masing-masing sehingga tidak sempat menanyakan dan mencatat alamat rumahnya. Tetapi Anda tidak akan kesulitan untuk sekedar mengingat alamat semacam temanku@eudoramail.com.

Ya, mungkin sedikit sial kalau dia mempunyai alamat yang agak sulit semacam john.~slamet_gundul-2000@hotmail.com. Paling-paling sesampai di rumah Anda akan mencoba mengingat yang mana garis bawah, yang mana titik, dan yang mana tilde atau minus. Mungkin Anda pernah juga beberapa kali mengirim email ke alamat yang salah, paling kan si penerima menyatakan bahwa dia tidak mengenal nama yang Anda tuju dan nama Anda juga sebagai pengirim tentunya (Jangan marah kalau Anda tidak terkenal). Maka bila baru pertama kali mengirim ke suatu alamat email ke teman atau rekan bisnis Anda, jangan menulis terlalu banyak pesan.

Suatu institusi pendidikan bisa jadi melakukan pengembangan jaringan Internet yang bisa diakses dari seluruh bagian kampus karena sebuah masalah sepele. Pasalnya sang pimpinan lembaga ketika tukar-menukar kartu nama dengan koleganya dari institusi lain, merasa penasaran karena rekan-rekannya pada mencantumkan alamat email mereka. Nah, tentu saja beliau pun tak ingin ketinggalan, sebab ia malu kalau hanya mencantumkan nomor ponsel apalagi alamat email gratisan. Sebenarnya sih tidak mahal-mahal amat kalau hanya sekedar untuk bisa mencantumkan semacam rektor@universitas.ac.id, tapi akhirnya jadi “keterusan” membangun infrastruktur jaringan untuk pengaksesan Internet bagi seluruh civitas kampus. Koneksinya pun bisa tidak tanggung-tanggung, pakai wave LAN.

Seperti halnya kita menentukan siapa saja yang boleh menghubungi nomor kantor, rumah, atau ponsel kita (atau malah ponsel yang mana) bila Anda termasuk orang yang “sibuk”, kita juga bisa menentukan mail mana yang dimasukkan ke kotak surat kita. Tentu saja Anda tidak akan menggunakan mail sales@perusahaan.co.id untuk menerima mail dari milis rekan-rekan seangkatan waktu kuliah, misalnya. Anda juga tidak akan menghubungi klien untuk menanyakan kepastian kontrak dengan menggunakan alamat punyaku@mailcity.com karena itu akan mengurangi kredibilitas perusahaan. Kalau perlu bahkan Anda punya alamat email khusus untuk menerima pesan berjenis “junk mail” saja, di mana pekerjaan Anda hanya membuka dan menghapus saja tanpa membaca isinya.

Prinsipnya kita harus menggunakan alamat yang tepat untuk suatu keperluan, dan pastikan memberikan alamat email yang “pas” pada orang yang Anda hubungi. Kalau misalkan ingin menghubungi seseorang, dan ternyata dia memiliki beberapa alamat email, maka kirimkanlah ke alamat email yang sesuai dengan sifat pesan tersebut. Misalnya jangan mengirim pesan ngerumpi ke alamat email perusahaannya.

Mencantumkan email jangan hanya sekedar untuk bergaya, kalau tidak pernah atau jarang membukanya lebih baik jangan dicantumkan. Seperti halnya kalau kita menelpon ke ponsel seseorang tetapi yang ada selalu instruksi untuk meninggalkan pesan (biasanya saya memilih untuk tidak meninggalkan pesan apapun), orang yang mengirim email ke kita juga akan merasa kecewa. Apalagi kalau email itu adalah email perusahaan. Ada baiknya juga bila misalkan belum bisa menjawab “pertanyaan” yang terdapat pada email tersebut, cukup Anda reply dulu (atau pasangi autoresponder) dengan pesan bahwa mail sudah diterima, dan akan diberikan jawaban lengkap menyusul, sehingga si pengirim merasa dihargai ataupun merasa tenang karena mailnya sudah sampai. Jadi dengan mencantumkan email, kita memiliki tanggung jawab moral untuk membuka—dan membalasnya.

Seberapa cepat respon pada email yang masuk akan menentukan citra perusahaan pada customer. Kalau suatu perusahaan mencantumkan alamat email tapi tidak atau lambat membalas email yang masuk, orang bisa saja berpikir “Bagaimana bisa dikatakan bonafid, kalau membayar karyawan untuk membalas email saja tidak mampu.” Kasusnya jadi mirip dengan situs perusahaan yang tidak pernah di-update atau selalu “under construction”. Bila demikian halnya pergunakan saja alamat semacam recycle-bin@perusahaanku.co.id.

Selamat Mencoba

loading...
loading...